「会議で意見を求めても、誰も話さない」。

「話すのはいつも同じ人で、結局何も決まらないまま時間が終わる」。

会議を回す立場になると、多くの人がこの壁にぶつかります。

原因は参加者のやる気より、「話し合いの進め方」を誰も預かっていないことにある場合がほとんどです。

その進め方を預かる技術が、ファシリテーションです。

ファシリテーションは、話がうまい人だけの才能ではありません。

型を知り、毎回の会議で少しずつ練習すれば、誰でも磨いていける技術です。

この記事では、会議・ワークショップを動かす進め方と、ファシリテーション技術を明日から磨くための具体的な練習法を紹介します。

1. ファシリテーションとは「進め方」を預かる技術

ファシリテーションとは、話し合いの中身ではなく、進め方を引き受けて、参加者が考えを出し合い結論にたどり着けるよう支える技術です。

英語の facilitate には「物事を容易にする」「促進する」という意味があります。

つまりファシリテーターの仕事は、自分が答えを出すことではなく、参加者が答えを出しやすい状態をつくることです。

ここを取り違えると、会議を回す人がいちばん長く話し、参加者は「結局、上の人が決めるんでしょう」と黙ってしまいます。

よく混同される「司会」や「議長」との違いを整理しておきましょう。

管理職が会議を回す場合、議長とファシリテーターを一人で兼ねることも多いはずです。

そのときは「いまは進め役として聞いています」「ここからは責任者として決めます」と、帽子をかぶり替えるように言葉で区切ると、参加者が安心して意見を出せます。

この「相手が考えるのを支える」という姿勢は、コーチングとも重なります。

コーチングの基本は、コーチングの基本スキル「聴く」「質問する」「伝える」活用法で詳しく紹介しています。

2. 会議を活性化する進め方は「4段階」で組み立てる

会議が活性化するかどうかは、その場の盛り上げ方より、始まる前と始まった直後の組み立てでほぼ決まります。

次の4段階で考えると、どんな会議でも進め方がぶれません。

① 事前の準備：ゴールを「終わったときの状態」で書く

準備で最も大切なのは、会議のゴールを「終わったときに何が決まっているか」で書くことです。

「新商品について話し合う」では、話し合っただけで終わってしまいます。

「新商品の候補を3つから1つに絞り、担当者を決める」と書けば、参加者は何のために話すのかが分かります。

招集の連絡にこのゴールと時間配分を1行ずつ添えるだけで、当日の脱線は大きく減ります。

② 冒頭の3分：全員が一度声を出す

最初の数分で一言も話さなかった人は、そのまま最後まで黙りがちです。

そこで冒頭に、誰でも答えられる短い問いで全員に一言ずつ話してもらいます。

例えば、次のような声かけです。

「本題の前に、一人ひとことずつ。今日のテーマについて、いま気になっていることを一言でお願いします」

正解のない問いにするのがコツです。

「ちゃんとした意見を言わなければ」という緊張がほぐれ、本題でも発言が出やすくなります。

③ 中盤：「広げる」と「絞る」を混ぜない

会議が止まる大きな原因は、意見を出す時間と選ぶ時間が混ざっていることです。

誰かが案を出した瞬間に「それはコストが合わない」と評価が入ると、ほかの人は次の案を出せなくなります。

「ここから10分は、良し悪しを言わずに案を出す時間です」「ここからは選ぶ時間です」と、時間を区切って宣言しましょう。

④ 締め：3つのことを言葉にして終わる

会議の最後の5分は、必ず確認に使います。

「決まったこと」「まだ決まっていないこと」「次に誰が、いつまでに、何をするか」の3つを、ファシリテーターが声に出して読み上げます。

これを省くと、参加者ごとに受け取った結論がずれ、次の会議でまた同じ話をすることになります。

ワークショップの場合は「場づくり」を厚めにする

研修やワークショップのように、初対面の人が多く、時間も長い場では、冒頭の場づくりに時間をかけます。

自己紹介に「最近うれしかったこと」などの一言を添えてもらう、まず2〜3人の小さなグループで話してから全体で共有する、といった工夫が有効です。

大人数の前で話すのは緊張しても、少人数なら話せる人は多いからです。

3. ファシリテーションの中心になる4つの技術

ファシリテーションの技術はたくさん紹介されていますが、中心になるのは次の4つです。

この4つを意識できれば、会議の進め方は大きく変わります。

① 問いを立てる

会議の質は、ファシリテーターが投げる問いの質で決まります。

「何か意見はありますか？」という問いは広すぎて、多くの人が答えに詰まります。

「この案で、お客様がいちばん困りそうな点はどこですか？」のように、考える範囲を絞った問いにすると、答えが出やすくなります。

また、「なぜできなかったのですか？」は責められているように聞こえやすい問いです。

「何があればできそうですか？」と、未来に向けた問いに言い換えるだけで、場の空気は前向きになります。

② 聴いて返す

発言を引き出すには、出てきた意見をきちんと受け止めて返すことが欠かせません。

「つまり、〇〇ということですね」と、相手の言葉を短く言い直して確認します。

発言した人は「ちゃんと伝わった」と安心し、ほかの参加者も論点を正しく理解できます。

受け止めるときは、賛成か反対かをすぐに示さないのがポイントです。

聴き方のコツは、コーチングの傾聴スキルとは？13の傾聴するコツでも詳しく解説しています。

③ 見える化する

話し合いが堂々めぐりになるのは、出た意見が頭の中にしかないからです。

ホワイトボードやオンラインの共有画面に、出た意見をその場で書き出していきましょう。

書くときは、発言者の言葉をできるだけそのまま使うのがコツです。

自分の言葉に言い換えすぎると、「そういう意味ではない」と発言者の気持ちが離れてしまいます。

意見が目に見える場所に並ぶと、「同じ意見がもう出ている」「この2つは似ている」と、参加者自身が整理を始めてくれます。

④ 合意をまとめる

意見が出そろったら、決め方を先に決めてから決めます。

「全員が納得するまで話す」「多数決で決める」「責任者が意見を聞いたうえで決める」など、決め方によって必要な時間も納得感も変わります。

決め方を共有しないまま進めると、決まったあとに「聞いていない」という不満が残ります。

4. 会議でよくある「困った場面」の切り返し方

型を知っていても、実際の会議では思いどおりにいかない場面が必ず出てきます。

よくある4つの場面と、その場で使える声かけを紹介します。

一部の人ばかり話している

よく話す人を止めるのではなく、話していない人に話す機会を渡します。

「〇〇さん、ありがとうございます。ほかの視点も聞きたいので、まだ話していない方から順にお願いできますか」

付せんやチャットに各自で意見を書いてもらってから共有する方法も、発言の偏りをならすのに効果的です。

沈黙が続く

沈黙は、考えている時間であることも多いものです。

すぐに自分で埋めず、まずは10秒ほど待ってみましょう。

それでも出なければ、「1分だけ、各自で考えてメモしてみましょう」と考える時間を正式に取ります。

問いが広すぎて答えにくい場合は、「AとBなら、どちらに近いですか？」と選べる形に変えるのも有効です。

話が脱線する

脱線した話を否定すると、発言した人が次から話さなくなります。

「大事な話なので、ここに書いておきますね。今日のゴールに戻ると……」と、ホワイトボードの隅に「あとで話すこと」として書き留めます。

話を受け止めたうえで戻すので、発言者の気持ちを傷つけずに本題へ戻れます。

意見が対立する

対立したときは、どちらが正しいかではなく、何が違うのかを整理します。

「お二人とも、目指していることは同じで、優先している点が違うようですね。〇〇さんはスピード、△△さんは品質を大切にしている、という理解で合っていますか」

違いが言葉になると、「では両方を満たす方法はないか」と、話が次に進みます。

1on1のような一対一の場面での関わり方は、1on1ミーティングの進め方も参考にしてください。

5. ファシリテーション技術の磨き方：明日から4週間の練習

ファシリテーションの技術は、場数を踏むだけではなかなか伸びません。

毎回なんとなく会議を回していると、同じ癖を繰り返すだけになるからです。

伸びる人がやっているのは、毎回1つだけ練習テーマを決めて、会議のあとに5分だけ振り返ることです。

1週ごとに練習テーマを1つに絞る

すべてを一度に直そうとすると、会議中に自分のことで頭がいっぱいになります。

次のように、1週間に1つずつテーマを決めて練習しましょう。

会議後5分の振り返りで「次の一手」を決める

会議が終わったら、すぐに次の3つの問いをメモに書きます。

ポイントは、反省ではなく「次に何を変えるか」で終えることです。

この5分を続けると、会議のたびに自分の癖が少しずつ見えてきます。

参加者に一言だけ感想をもらう

自分の振り返りだけでは、気づけない癖もあります。

信頼できる参加者に「今日の進め方で、話しにくかったところはありましたか」と一言聞いてみましょう。

「最初に結論を言われたので、反対意見を言いにくかった」といった声は、一人では気づけない大切な材料になります。

「聴く」「問う」の土台はコーチングで鍛えられる

4つの技術のうち、「問いを立てる」と「聴いて返す」は、一対一の会話でこそ鍛えられます。

会議は月に数回でも、一対一の会話は毎日のようにあるからです。

部下や同僚との日々の会話で、範囲を絞った問いを投げ、相手の言葉を言い直して確認する練習をしておくと、会議の場でも自然に出てくるようになります。

コーチングは、まさにこの「聴く」「問う」を体系的に学べる方法です。

よくある質問

ファシリテーションと司会は何が違いますか？

司会は決められた順番どおりに議事を進める役割です。

ファシリテーターは、問いを投げて意見を引き出し、論点を整理して、参加者自身が結論にたどり着くよう支える役割です。

順番を回すだけでなく、話し合いの中身が深まるように関わる点が違います。

上司が会議のファシリテーターをすると、部下は意見を言いにくくなりませんか？

その心配はあります。

上司が最初に自分の意見を言うと、部下はそれに合わせがちです。

上司が進め役をするときは、自分の意見は最後に回し、「いまは進め役として聞いています」と言葉で区切るのが効果的です。

部下に進め役を任せてみるのも、部下の育成になります。

オンライン会議でもファシリテーションは使えますか？

使えます。

オンラインでは表情が読み取りにくく、発言が重なりやすいため、対面より少し丁寧に進めます。

発言の順番を先に決める、チャットに意見を書いてもらってから共有する、共有画面に意見を書き出す、といった工夫が役立ちます。

ファシリテーションを学ぶには、何から始めればいいですか？

まずは、次の会議の招集連絡に「終わったときに決まっていること」を1行書くことから始めてみてください。

そのうえで、会議のあとに5分だけ振り返る習慣をつけると、技術は着実に磨かれていきます。

「聴く」「問う」の土台をしっかり身につけたい方は、コーチングを学ぶのも近道です。

まとめ：会議は「進め方を預かる人」がいると動き出す

会議が動かないとき、参加者のやる気を疑う前に、進め方を預かる人がいるかどうかを見直してみてください。

事前・冒頭・中盤・締めの4段階で会議を組み立て、問う・聴く・見える化する・まとめるの4つの技術を使えば、話し合いは少しずつ変わっていきます。

そして技術は、毎回1つのテーマと5分の振り返りで、確実に磨かれていきます。

FIRST COACHでは、ファシリテーションの土台になる「聴く」「問う」を、オンラインでコーチングとして学べます。

教材プランは月額4,400円（税込）〜、専属コーチの毎月セッション付きのプランは月額22,000円（税込）〜です。

まずは無料体験で、問いかけ一つで会話がどう変わるかを体感してみてください。

管理職研修など組織での導入をお考えの方は、企業向けコーチングからご相談ください。

この記事の編集者

加藤 巧海（かとう たくみ）
株式会社FIRST COACH 代表取締役。認定プロコーチ。エグゼクティブ・コーチングを中心に、個人と組織のリーダーシップを高める支援をしている。
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